Compliance psicossocial: saiba como estruturar o dossiê de fiscalização

Guia estratégico orienta empresas sobre a organização de documentos e evidências para auditorias focadas em saúde mental e bem-estar no trabalho.

Com o endurecimento das normas de segurança do trabalho, o Ministério do Trabalho e Emprego tem intensificado a cobrança por evidências práticas de gestão emocional nas corporações. O dossiê de compliance psicossocial surge como o instrumento jurídico e administrativo fundamental para que gestores de Recursos Humanos e departamentos de Saúde e Segurança do Trabalho (SST) comprovem que a empresa não apenas possui políticas no papel, mas aplica medidas concretas para prevenir o burnout e o assédio no ambiente laboral.

Estrutura fundamental do documento

Para que o dossiê tenha validade perante os auditores fiscais, ele deve ser iniciado pelo Inventário de Riscos Ocupacionais, atualizado conforme as diretrizes da NR-01. Este documento precisa detalhar os riscos psicossociais específicos de cada setor, como carga horária excessiva ou pressão por metas inalcançáveis. Além disso, é obrigatório anexar o Plano de Ação, que descreve quais medidas foram tomadas para mitigar esses perigos, acompanhado de cronogramas de execução e assinaturas dos responsáveis técnicos de SST.

Outro pilar essencial é o registro de treinamentos e capacitações. A empresa deve arquivar as listas de presença, fotos e materiais didáticos de palestras sobre Saúde Mental e prevenção à violência no trabalho. De acordo com a Lei 14.457/22, as empresas com CIPA são obrigadas a realizar ações anuais de combate ao assédio, e a ausência dessas evidências no dossiê pode gerar multas que ultrapassam a casa dos R$ 6.000,00 por infração detectada.

Evidências de acolhimento e canais de denúncia

O dossiê precisa conter relatórios estatísticos (resguardando o sigilo de dados da LGPD) sobre a utilização dos canais de denúncia e serviços de apoio psicológico. As autoridades buscam verificar se os canais são realmente efetivos e se há um fluxo de investigação para queixas de condutas abusivas. É recomendável que o setor jurídico valide os protocolos de resposta a crises, garantindo que o empregador agiu com rapidez e imparcialidade diante de conflitos interpessoais graves registrados no ano de 2024.

A comprovação da gestão de afastamentos também é vital. Documentar as entrevistas de retorno ao trabalho após licenças por transtornos mentais, como depressão ou ansiedade, demonstra que a organização se preocupa com a readaptação do colaborador. Dados do INSS revelam que transtornos mentais já são a terceira maior causa de auxílios-doença no Brasil, o que coloca o compliance psicossocial no topo das prioridades das auditorias federais nas capitais como São Paulo e Brasília.

Contexto

A necessidade de um dossiê robusto ganhou força após a atualização das Normas Regulamentadoras e a crescente judicialização de casos de doenças ocupacionais invisíveis. Desde outubro de 2023, a fiscalização do trabalho passou a olhar com mais rigor para a dimensão subjetiva do trabalho, exigindo que o Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) contemple fatores psicossociais de forma tão rigorosa quanto os riscos físicos ou químicos.

Historicamente, o foco das empresas brasileiras limitava-se ao uso de EPIs e prevenção de acidentes mecânicos. No entanto, o cenário pós-pandemia forçou uma mudança cultural, onde a negligência com o bem-estar psíquico pode resultar em passivos trabalhistas milionários e danos irreparáveis à reputação das marcas no mercado de ESG.

O que esperar

A tendência é que o Governo Federal unifique os dados de saúde do trabalhador através do eSocial, cruzando informações de afastamentos com os programas de prevenção declarados pelas empresas. Organizações que não estruturarem seus dossiês de forma preventiva estarão vulneráveis a autuações automáticas. A recomendação de especialistas é realizar auditorias internas trimestrais para garantir que toda a documentação esteja pronta para uma eventual visita da fiscalização ou para defesa em processos judiciais.

Por Diego Sousa | Jornalista – MTB 0005226/CE